خدمات اسکن اسناد چیست؟
از زمان های قدیم اسکن مدارک جزو فرآیند های مهم سازمانی بوده است که موجب سرعت و دقت در طبقه بندی و بازیابی اطلاعات می شود.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی اسکن مدارک و نگهداری از انها راحت تر شده و از حجم کاغذ ها کاسته شده، و با اسکن کردن مدارک و تبدیل آن ها به فایل ها در فرمت های مختلف به راحتی به تمامی آن ها میتوان دسترسی داشت.
اسکن انواع اسناد
مراحل اسکن دیجیتال اسناد
1-جمع آوری مدارک و اسناد
در اولین مرحله از انجام اسکن اسناد باید تمام مدارک و مستندات ا همه بخش ها و پروژه ها با حضوکارفرما جمع آوری شود. همچنین صورت جلسه ای شامل تعداد و نوع پرونده ها را نوشته و به امضا میرساند میتوان برگه ها برای اسکن و شماره صفحه را به آنها اضافه کرد.
2-تنظیمات نرم افزار برای ویرایش تصاویر
3-تفکیک موضوعی مستندات
برای طبقه بندی اطلاعات سازمان یک لیست از سوی سازمان برای تعیین موضوعات اصلی لازم است. این کار برای تفکیک جزئی تر اسناد و طبقه بندی درست آنها انجام میشود.
4-ارزیابی کیفیت اسناد
قبل از انجام اسکن برای تخمین هزینه، اسناد از منظر های زیر بررسی میشوند:
5-کنترل کیفیت
فایل های اسکن شده باید از لحاظ اندازه، کیفیت و سایر پارامتر های لازم بررسی شوند و پس از تکمیل پروژه اسکن، باید اطمینان حاصل شود موردی جانمانده پس برای ایجاد سابقه برگه ها را مهر کرده، مهری که همراه با تاریخ و نام پیمانکار است
6-OCR اسناد
این کار در واقع تبدیل تصویر قابل پردازش به صورت text است و امکان جستجو بر روی کل متن را فراهم میکند.
امنیت در اسکن اسناد
اسناد هر سازمان و مجموعه نمی بایست به بیرون درز پیدا کند. به همین منظور نکاتی را می بایست در زمان اسکن اسناد و مدارک در نظر گرفت. کلیه پورت ها و کپی فایل مانند CD/DVD یا USB باید بسته باشد. شبکه ایجاد شده به بیرون نباید راه داشته باشد. اینترنت بر روی سیستم ها نباید باشد. از ورود تجهیزات عکسبرداری مانند موبایل حاوی دوربین جلوگیری شود.
کلیه کاربران باید دسترسی محدود داشته باشند و فقط ادمین یا کارفرما بتواند فایل ها را جابجا کند. سیستم باید به آنتی ویروس به روز مجهز باشد تا فایل ها آلوده نشوند. نرم افزار ها می بایست معتبر و مطمئن باشند. از کلیه فایل ها باید در بازه زمانی معین نسخه پشتیبان گرفته شود.